Política de tratamiento de datos personalesPersonal Data Processing Policy

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

1. Quién es el responsable de tus datos

• Razón social: COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DHCM S.A.S
• NIT: 901748505-7
• Nombre comercial: DHCM | Soluciones Comerciales
• Dirección: en actualización; mientras tanto, te atendemos por los canales de esta lista.
• Correo: dhcmsas@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: 314 612 1769
• Sitio web: dhcmgroup.com

2. Qué datos recolectamos

Cuando llenas el formulario del sitio

• Nombre completo, nombre de tu negocio y municipio.
• Número de WhatsApp.
• El servicio que te interesa, el reto principal de tu negocio y, si lo escribes, quién te refirió.
• Tu autorización para el tratamiento de datos (con la fecha y la versión de esta política) y, si la marcas, tu autorización para recibir comunicaciones comerciales.

Cuando hablas con nosotros por WhatsApp, correo o teléfono

Los datos que tú nos compartas en la conversación para atender tu solicitud o prestarte el servicio.

Datos técnicos

• La dirección IP desde la que envías el formulario se usa solo en la memoria del servidor, durante 10 minutos, para bloquear envíos abusivos. No se guarda ni se asocia a tu nombre.
• Tu navegador recuerda el idioma y el tema (claro u oscuro) que elegiste. Ese dato se queda en tu equipo y no nos llega. Más detalle en la política de cookies.

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, biométricos) ni datos de niños, niñas o adolescentes. Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad y a sus negocios.

3. Para qué usamos tus datos

1. Responder tu solicitud, agendar el taller, el diagnóstico o la reunión que pediste y enviarte la cotización.
2. Prestarte los servicios que contrates, hacer seguimiento y darte soporte.
3. Llevar el registro comercial de solicitudes y clientes (por ejemplo, la etapa en la que va tu solicitud).
4. Facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
5. Enviarte información sobre talleres, novedades y ofertas de DHCM solo si marcaste la casilla opcional de comunicaciones. Puedes retirar esa autorización cuando quieras.
6. Elaborar estadísticas internas sin identificar a las personas, para mejorar nuestros servicios.

No vendemos ni alquilamos tus datos.

4. Con quién compartimos tus datos

Para operar usamos proveedores tecnológicos que tratan los datos por cuenta nuestra (encargados), bajo sus condiciones de seguridad y confidencialidad:

• Google: hoja de cálculo donde registramos las solicitudes y correo con el que te respondemos.
• Amazon Web Services: servidor que aloja este sitio. Las solicitudes pasan por él hacia la hoja de registro, pero no se almacenan allí.
• WhatsApp (Meta): cuando nos escribes o te escribimos por WhatsApp.

Algunos de estos proveedores guardan la información en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al autorizar esta política, autorizas esa transmisión internacional, que se hace solo para las finalidades de la sección 3. También entregaremos datos a una autoridad cuando una norma o una orden lo exijan.

5. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y corregir tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar tus datos gratis, al menos una vez al mes y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

6. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a dhcmsas@gmail.com o por WhatsApp al 314 612 1769 con tu nombre, el medio por el que quieres la respuesta y lo que pides. Para proteger tus datos, podemos pedirte que confirmes tu identidad.

• Consultas (conocer tus datos o cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, te avisamos y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles con aviso. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la recibimos en 2 meses, entenderemos que desististe.

El área que atiende estas solicitudes es la administración de DHCM, por los canales de esta sección.

7. Por cuánto tiempo guardamos tus datos

• Si eres cliente: mientras dure la relación comercial y el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
• Si enviaste una solicitud que no terminó en un servicio: hasta 24 meses desde tu último contacto con nosotros; después la borramos.
• La autorización para comunicaciones comerciales: hasta que la retires.

8. Cómo protegemos tus datos

El sitio funciona con conexión cifrada (HTTPS), el acceso al registro de solicitudes está limitado a las personas de DHCM que lo necesitan y nuestros sistemas no guardan datos personales en sus registros técnicos. Ningún sistema es infalible: si ocurriera un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a ti según la ley.

9. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, si cambian las finalidades, te pediremos una nueva autorización. Cada solicitud guarda la versión que aceptaste.

This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Spanish version prevails.

This policy complies with Colombian Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013 (compiled in Decree 1074 of 2015) and the other Colombian personal data protection regulations.

1. Who is responsible for your data

• Legal name: COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DHCM S.A.S
• Tax ID (NIT): 901748505-7
• Trade name: DHCM | Soluciones Comerciales
• Address: being updated; meanwhile, we assist you through the channels in this list.
• Email: dhcmsas@gmail.com
• Phone and WhatsApp: +57 314 612 1769
• Website: dhcmgroup.com

2. What data we collect

When you fill out the website form

• Full name, business name and town.
• WhatsApp number.
• The service you are interested in, your business's main challenge and, if you write it, who referred you.
• Your authorization to process your data (with the date and version of this policy) and, if you check it, your authorization to receive marketing communications.

When you talk to us by WhatsApp, email or phone

The data you share with us in the conversation so we can handle your request or provide the service.

Technical data

• The IP address you send the form from is used only in the server's memory, for 10 minutes, to block abusive submissions. It is not stored or linked to your name.
• Your browser remembers the language and theme (light or dark) you chose. That setting stays on your device and never reaches us. More details in the cookie policy.

We do not ask for sensitive data (health, ethnic origin, political or religious views, biometrics) or data about children or teenagers. Our services are aimed at adults and their businesses.

3. What we use your data for

1. Answering your request, scheduling the workshop, assessment or meeting you asked for, and sending you a quote.
2. Providing the services you hire, following up and giving you support.
3. Keeping a business record of requests and clients (for example, the stage your request is in).
4. Invoicing and meeting legal, accounting and tax obligations.
5. Sending you information about DHCM workshops, news and offers only if you checked the optional box for communications. You can withdraw that authorization at any time.
6. Producing internal statistics that do not identify anyone, to improve our services.

We do not sell or rent your data.

4. Who we share your data with

To operate, we use technology providers that process data on our behalf (processors), under their own security and confidentiality terms:

• Google: the spreadsheet where we record requests and the email we use to reply to you.
• Amazon Web Services: the server that hosts this website. Requests pass through it on their way to the record sheet, but are not stored there.
• WhatsApp (Meta): when you message us or we message you on WhatsApp.

Some of these providers store information on servers outside Colombia, mainly in the United States. By accepting this policy, you authorize that international transmission, which is made only for the purposes in section 3. We will also disclose data to an authority when a law or an order requires it.

5. Your rights

As the owner of the data, you have the right to:

• Know, update and correct your data.
• Request proof of the authorization you gave us.
• Be told how we have used your data.
• Revoke your authorization or ask us to delete your data, when there is no legal or contractual duty to keep it.
• Access your data free of charge, at least once a month and whenever this policy changes substantially.
• File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (SIC), after first submitting your inquiry or claim to us.

6. How to exercise your rights

Write to dhcmsas@gmail.com or on WhatsApp at +57 314 612 1769 with your name, how you want to receive the answer and what you are requesting. To protect your data, we may ask you to confirm your identity.

• Inquiries (to know your data or how we use it): we answer within 10 business days. If we need more time, we will let you know and answer within 5 additional business days.
• Claims (to correct, update, delete or revoke): we answer within 15 business days, extendable by 8 business days with notice. If your claim is missing information, we will ask for it within 5 days; if we do not receive it within 2 months, we will consider the claim withdrawn.

These requests are handled by DHCM's management, through the channels in this section.

7. How long we keep your data

• If you are a client: for as long as the business relationship lasts and for the time required by accounting and tax regulations.
• If you sent a request that did not become a service: up to 24 months from your last contact with us; after that we delete it.
• Authorization for marketing communications: until you withdraw it.

8. How we protect your data

The website uses an encrypted connection (HTTPS), access to the request records is limited to the DHCM staff who need it, and our systems do not store personal data in their technical logs. No system is infallible: if an incident affecting your data occurs, we will report it to the SIC and to you as required by law.

9. Changes to this policy

If we change this policy substantially, we will publish the new version on this page with its date and, if the purposes change, we will ask for a new authorization. Each request records the version you accepted.